Nyhedsbrev januar 2021

Information om det nye system til håndtering af medlemmer, kontingent, etc. for Favrskov Rideklub
Som tidligere nævne har vi i Favrskov Rideklub lanceret et nyt system - Zakobo, til håndtering af medlemmer, kontingent, etc. Vi skal være de første til at indrømme at lanceringen ikke har fungeret gnidningsfrit. Der har været opstartsvanskeligheder og der har manglet generel information. Det er vi kede af og det undskylder vi. Kunne vi gøre det om igen, ville opstarten nok køre på en lidt anden måde. Formålet med dette opslag er at rette lidt op på det og give noget generel information.

Baggrund
Der er mange bevæggrunde for at indføre et nyt system

• Som ny konstitueret bestyrelse måtte vi erkende, at der var for mange ting som ikke har fungeret og ikke har været styr på eller overblik over. Betalinger, aftaler, medlemmer, kontingent, hal-kort har været noget rod. Noget så simpelt som: ”Hvor mange medlemmer er der” kunne ikke besvares, og det kunne vi som bestyrelse ikke stå inde for.
• Bestyrelsen ønsker en højere grad af digitalisering for at lette/forbedre kommunikationen til de enkelte medlemmer samt nemmere arrangere og koordinere arrangementer
• Bestyrelsen ønsker at arbejdsbyrden i forbindelse med trivielle opgaver som opkrævning af kontingent automatiseres i så høj grad som muligt. Husk på at bestyrelsens medlemmer sidder der frivilligt og ulønnet.

Fordele ved det nye system

• Betaling kan nu ske med kreditkort eller MobilePay og med automatisk betaling. Ikke mere gammeldags bankoverførsel
• Bestyrelsen får nu meget bedre overblik over hvem der skal betale hvad, hvornår og om der skulle mangle betaling. Det har betydet at de medlemmer som har haft orden i deres sager (og samvittighed) har måttet yde mere til fællesskabet end andre.
• Styrket økonomi: Når der kommer styr på indtjeningen, får klubben en bedre økonomi til gavn for alle medlemmer
• Meget bedre styr på medlemmer og kommunikation med disse både i forbindelse med undervisning og arrangementer

Vi håber I vil tage godt imod Zakobo og vi er sikre på at på sigt vil systemet gavne os alle sammen.

Sådan kommer du i gang med Zakobo

Nye systemer kan ved første øjekast virke uoverskuelige. Vi mennesker kommer med en indbygget modstand mod forandring som det nogle gange kræver lidt anstrengelser at overvinde ????. Fat mod. Systemet er rent faktisk udviklet af meget dygtige mennesker som bruger meget tid på at designe en brugeroplevelse som er intuitiv og forståelig.

Vi forventer at du som medlem eller forældre til yngre medlem klikker ind på https://favr.dk/ og:

1. Er medlemmet under 18 år har vi brug for forældres kontaktoplysninger. Derfor
   1. Opret en profil for en myndig forældre (betaleren)
   2. Opret profil for medlemmet
2. Er medlemmet 18 år eller ældre:
   1. Opret en profil (betaleren)
3. Tilmeld og betal medlemskontingent. Vi er i den forbindelse godt klar over at der ved en fejl er sent opkrævning ud på mail i det ’gamle’ system. Det kan I læse mere om her: Refusion for januar 2021. Det er dog en nødvendighed at du/I betaler kontingent i Zakobo og får refunderet evt. kontingent fra det gamle system.
4. Evt. tilmeld medlemmet til relevante undervisningshold

 Alt dette er endvidere beskrevet i vejledningen, som du finder her: Vejledning

Undervisning
Corona rammer også en institution som Favrskov Rideklub rigtig hårdt. Vi må ikke levere undervisning (det som klubben primært lever af), men klubben har stadig de samme udgifter til heste, faciliteter, træner, etc. Favrskov Rideklub skal hver måned punge ud med et anseligt 5 cifret beløb for overhovedet at eksisterer. Hestene skal stadig passes og plejes og have mad. Der skal stadig betales husleje, varme og vand. Det er også derfor at vi i bestyrelsen i Favrskov Rideklub appellerer til medlemmernes gode hjerte og pengepung om frivilligt at betale for undervisning, selvom vi ikke har lov til at levere den undervisning i betaler for. Bestyrelsen vil så vidt muligt prøve at kompensere med ekstra arrangementer og events i det omfang det er muligt. Vi beder dog klubbens medlemmer om at have realistiske forventninger til disse. Husk på at den betaling for undervisning vi beder jer frivilligt om at betale ikke går ind og står på en konto men bruges til at dække klubbens løbende udgifter som mad til hestene, så vi også har en klub efter Corona. Og for at holde livet på rideskolen lidt “live” er der nogle fantastiske frivillige der filmer rideskolehestene. Og ikke nok med det, så vil der komme en lille beskrivelse om hver af dem fra deres parter om livet som partsrytter og en præsentation af hestene.

Halbooking

Som mange ved har vi valgt at flytte halbooking over i Zakobo. Det er der flere grunde til men vi indrømmer også at den tungeste er at vi var bekendt med at ikke alle der benyttede hallen rent faktisk betalte deres kontingent. Det er hverken fair over for klubben eller for de der bidrager som de er forpligtet til. Med Zakobo er det ikke muligt at booke en haltid før kontingentet er betalt, og vi håber at det kan rette op på den ulighed der desværre har været. Så kan man stille spørgsmålstegn ved om det lige er i Corona-tiden med ekstra restriktioner man skal rette op på det? Men ingen bliver pålagt at betale noget de ikke burde betale i forvejen, og det er jo netop nu at klubben absolut ikke har råd til hvis nogle ikke betaler det de skal.

Når det så er sagt kunne vi godt have ønsket at vi havde fået indført overgangen mellem den tidligere kalender og Zakobo på en mindre forhastet måde. Vi havde travlt og var utålmodige og vi beklager at vi ikke huskede lige at give jer tid til at lande i det også. Men vi ”hører hvad I siger” i alle beskederne på Facebook, og vi tager det hele med i vores overvejelser og evaluering.

Forventninger til fremtiden
Zakobo er et omfattende system med mange gode funktioner. Vi tager nu de første i brug med betalingssystemet, men vil løbende tilføje nye funktioner og flytte funktionalitet fra den eksisterende hjemmeside over i Zakobo. Dette vil ske løbende hen over foråret og sommeren, og vi glæder os til at få et godt overblik og velkørende drift af klubben via Zakobo.

Tak
Vi er overordentligt taknemmelige for den opbakning og velvilje mange af jer har vist. Vi har fået mange tilkendegivelser om betaling for undervisning og det er klubben rigtige glade for. Det er jo hele eksistensgrundlaget for klubben.